Case study: Thẩm mỹ viện tăng trưởng nhờ phần mềm

Trong bối cảnh ngành làm đẹp ngày càng cạnh tranh, việc áp dụng công nghệ vào vận hành không còn là lựa chọn, mà là xu hướng tất yếu. Case study dưới đây là câu chuyện của một thẩm mỹ viện tại Hà Nội – nơi đã có bước chuyển mình mạnh mẽ sau khi ứng dụng phần mềm quản lý spa và thẩm mỹ viện vào quy trình điều hành.

Hành trình này không chỉ giúp chủ spa kiểm soát tốt nhân sự, liệu trình và khách hàng, mà còn tăng trưởng doanh thu đáng kể chỉ sau 6 tháng.

Tình trạng trước khi sử dụng phần mềm

Chủ thẩm mỹ viện – chị Lê Thị Ngân – từng vận hành cơ sở theo cách truyền thống: sổ tay, file Excel, và ghi nhớ lịch hẹn bằng điện thoại cá nhân. Kết quả là:

• Khách đặt lịch nhầm hoặc trùng giờ

• Bỏ sót khách tái khám liệu trình

• Không theo dõi được chi tiết các gói dịch vụ đã mua

• Không có báo cáo tài chính cụ thể

• Khó đánh giá hiệu quả nhân sự

Chị Ngân chia sẻ: “Khi lượng khách vượt 30 người/ngày, mình cảm thấy quá tải và không kiểm soát nổi mọi thứ.”

phần mềm quản lý spa

Giải pháp: Ứng dụng phần mềm quản lý spa và thẩm mỹ viện

Sau khi được giới thiệu từ một chuyên gia trong ngành, chị đã chọn triển khai phần mềm chuyên dụng cho spa và thẩm mỹ viện. Giải pháp này giúp chị giải quyết các vấn đề tồn đọng:

Quản lý lịch hẹn và liệu trình tự động

Khách hàng có thể đặt lịch qua web/app, phần mềm tự động phân phối thời gian rảnh hợp lý, đồng thời gửi nhắc lịch qua SMS. Chức năng theo dõi tiến độ liệu trình giúp chuyên viên phục vụ chính xác từng bước theo phác đồ điều trị.

Tìm hiểu thêm tại: Quản lý liệu trình chuyên sâu bằng phần mềm

Lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ và bảo mật

Từ thông tin da, loại dịch vụ, hình ảnh điều trị, bác sĩ phụ trách, phần mềm giúp lưu toàn bộ hồ sơ số hóa một cách khoa học. Điều này giúp đội ngũ dễ tư vấn và tạo niềm tin với khách hàng mới.

Kiểm soát tồn kho và sản phẩm sử dụng

Trước đây việc kiểm hàng hoàn toàn thủ công khiến thất thoát sản phẩm thường xuyên. Sau khi áp dụng phần mềm, chị có thể kiểm tra lượng sản phẩm tồn theo từng nhóm dịch vụ, phát hiện tiêu hao bất thường nhanh chóng.

Chủ đề liên quan: Quản lý nhân viên, khách hàng và kho hàng hiệu quả

Báo cáo tài chính rõ ràng – minh bạch

Mỗi ngày, phần mềm xuất báo cáo doanh thu theo dịch vụ, theo nhân viên, theo nguồn khách… Nhờ đó, chị Ngân có thể ra quyết định nhanh hơn, đầu tư đúng chỗ và phát hiện dịch vụ “gánh doanh thu”.

Kết quả sau 6 tháng: Tăng trưởng rõ rệt

Sau nửa năm sử dụng phần mềm, kết quả mang lại vô cùng tích cực:

• Doanh thu tăng 38%

• Tỷ lệ khách tái khám liệu trình tăng từ 61% lên 87%

• Giảm thời gian quản lý vận hành đến 50%

• Giảm hoàn toàn tình trạng trùng lịch hoặc nhầm lịch

• Nhân sự làm việc chủ động hơn nhờ có KPI rõ ràng

Khách hàng để lại nhiều phản hồi tích cực hơn vì thấy được sự chuyên nghiệp trong khâu chăm sóc, tiếp nhận và theo dõi quá trình điều trị.

Góc nhìn chuyên gia: “Số hóa là yếu tố sống còn”

Theo các chuyên gia tại iCham – đơn vị cung cấp phần mềm quản lý spa uy tín – việc chuyển đổi số bằng các phần mềm phù hợp sẽ là yếu tố then chốt giúp các cơ sở làm đẹp vượt qua giai đoạn cạnh tranh và chiếm ưu thế thị trường.

Bạn có thể tham khảo thêm danh sách các phần mềm nổi bật tại https://phanmemspa.com/ để so sánh giải pháp phù hợp với nhu cầu của mình.

Ngoài ra, bạn cũng có thể đọc thêm bài viết: Những tính năng chuyên sâu trong phần mềm quản lý – để hiểu rõ phần mềm nào phù hợp nhất với spa của bạn.

Không chỉ là công cụ, mà là đòn bẩy phát triển

Qua câu chuyện của chị Ngân, có thể thấy rằng phần mềm quản lý spa và thẩm mỹ viện không chỉ giúp vận hành gọn gàng mà còn là đòn bẩy quan trọng để tăng trưởng doanh thu và chất lượng dịch vụ. Với một chiến lược chuyển đổi số hợp lý, bất kỳ spa hay thẩm mỹ viện nào cũng có thể bứt phá khỏi mô hình vận hành thủ công lỗi thời.

Nếu bạn đang gặp vấn đề tương tự – đây có thể là lúc bạn cần nhìn lại hệ thống vận hành và bắt đầu từ một thay đổi nhỏ: số hóa bằng phần mềm phù hợp.